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Entre ejecutar Gentner Communications (ahora ClearOne) y Escuchar tecnologías, He acumulado más de 30 años de gestión organizativa. Uno de los conceptos más poderosos que he aprendido en estos años es alinear metas, objetivos y asignaciones. Pensé que sería útil compartir un poco de lo que he aprendido.

¿No son iguales las metas y los objetivos?
Este es uno de los mayores conceptos erróneos. La respuesta es: No. Las metas representan una aspiración, mientras que los objetivos representan un resultado específico. De hecho (y esto es de suma importancia), los objetivos son las cosas específicas que haces para lograr una meta.
Los objetivos suelen salir de la visión o misión de la empresa.
Por ejemplo, una empresa puede tener el objetivo de mejorar el tiempo de respuesta desde que se recibe un pedido hasta que se envía. Este objetivo puede provenir de la visión de la empresa de ser una organización centrada en el cliente. Es genial tener una meta (especialmente cuando está ligada a la visión), pero detrás de esto DEBES poner algunos objetivos específicos que apoyen la meta principal (más abajo).
Visión de la empresa > Metas > Objetivos > Alcanza los objetivos > Alcanza las metas > Acérquese a la visión

Concepto clave: ¡La visión y los objetivos son inútiles si no tiene un sistema específico para ponerlos en acción! Ahí es donde entran en juego los objetivos SMART.

SMART


Objetivos SMART
Personalmente, me gusta el SMART prueba los objetivos y creo que todos los objetivos deben ser INTELIGENTES. Para que un objetivo sea SMART debe ser ESPECÍFICO, MEDIBLE, ALCANZABLE, REALISTA y tener un TIEMPO específico para su finalización.

Ejemplo de meta y objetivos SMART
Así que tomemos la meta anterior y pensemos en algunos objetivos específicos que apoyan la meta.
Digamos que XYZ Widget Company tiene el siguiente objetivo para 2012 que está ligado a su visión de ser una organización centrada en el cliente.
Meta: Mejore la capacidad de respuesta a los clientes.
Al establecer este objetivo, XYZ sabe que una de las cosas que debe hacer es reducir el tiempo de respuesta de sus pedidos. Por tanto, se crea el siguiente objetivo SMART:
Objetivo maestro: Reduzca el tiempo de respuesta del pedido de 5.6 horas a 2.3 horas antes del 30 de junio.
Este se convierte en uno de los objetivos principales de esta meta (hay varios otros objetivos que se necesitan para lograr esta meta).
Luego, XYZ comienza a rastrear esto dentro de la empresa. El tiempo de respuesta promedio semanal se publica en un tablero de anuncios para que todos puedan ver el progreso en el logro de la meta. ¡La empresa ahora puede reunirse en torno a algo que sea ESPECÍFICO y MEDIBLE!
A partir de esto, la empresa surge con este objetivo:
Objetivo 1: Forme un equipo multifuncional que analice nuestro sistema de procesamiento de pedidos que produzca objetivos de mejora. Complete este proceso antes del 1 de marzo.
Este equipo multifuncional luego presenta estos objetivos:
Objetivo 2: Implemente un sistema de códigos de barras que reduzca el tiempo necesario para empaquetar y enviar un producto antes del 15 de mayo.
Objetivo 3: Rediseñe el diseño del almacén para reducir el tiempo de picking e impleméntelo antes del 15 de mayo.
Notará que cada uno de estos objetivos cumple con los criterios SMART.
Todo esto está muy bien, pero si no tiene un plan de acción para cada objetivo, no lo logrará. Entonces, mi sugerencia es que siempre que se acuerde un objetivo, se establezca lo siguiente para respaldar el objetivo:
1. Una persona es responsable del objetivo (director de proyecto).
2. El director del proyecto es entonces responsable de crear un plan escrito.
3. Se pone en marcha un sistema de seguimiento de las mediciones.
4. El proyecto está implementado.
Por ejemplo, tomemos el objetivo 2: implementar un sistema de códigos de barras que reduzca el tiempo necesario para empaquetar y enviar un producto antes del 15 de mayo de 2012.
1. Mary es nombrada directora del proyecto.
2. María escribe un plan breve (una página). Mary comparte el plan con su jefe y los miembros del equipo del proyecto. El plan incluye:
una. La meta. Los miembros del equipo deben comprender por qué tienen este objetivo y por qué se relaciona con el objetivo de la empresa.
B. Cuál es el objetivo y cómo se medirá.
C. Una lista de asignaciones para cada persona del equipo.
3. El objetivo se coloca en la agenda de la reunión de gestión semanal cada semana hasta que se logre (este es el sistema de seguimiento). María debe informar su progreso en la meta. Al hacer esto, el objetivo se vuelve medible.
4. Mary luego usa su plan para hacer un seguimiento con su equipo para asegurarse de que se complete cada asignación y que el proyecto continúe hasta su finalización.
A medida que cada gerente de proyecto (incluida Mary) completa y logra su objetivo, el objetivo principal se completa y XYZ Widget Company se acerca a lograr su objetivo de mejorar la capacidad de respuesta del cliente y acercarse a su visión.
Revisemos:
1. Crear metas hacia una aspiración organizacional que esté ligada a la visión de la empresa. La mayoría de las empresas deberían tener un número reducido de objetivos al mismo tiempo. Si no lo mantiene bajo, ¡tendrá demasiados objetivos!
2. Una vez que se crea una meta, cree los objetivos necesarios para apoyar la meta. Asegúrese de que cada objetivo sea INTELIGENTE. La mayoría de las metas requieren de 2 a 5 objetivos para lograr la meta.
3. Para todos y cada uno de los objetivos:
una. Nombra un director de proyecto.
B. El gerente de proyecto escribe un plan de una página que incluye asignaciones específicas.
C. El director del proyecto crea un sistema de seguimiento para seguir el progreso del objetivo.
D. El equipo del proyecto completa sus asignaciones y el sistema de seguimiento del proyecto muestra que se ha logrado el objetivo.
4. A medida que se crea cada objetivo, la empresa se acerca cada vez más a la meta.
5. ¡El objetivo está completo, la empresa celebra el éxito!
Visión de la empresa > Metas para apoyar la visión > Objetivos INTELIGENTES para lograr la meta > Planes de proyecto para lograr los objetivos > Sistema de seguimiento específico para cada objetivo > Tareas completadas > Objetivos cumplidos > Objetivo alcanzado > La empresa se acerca a su visión
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